WPS 文字合并邮件与批量生成技巧全攻略

在现代办公环境中，面对海量客户或团队成员的沟通需求，如何高效批量生成个性化文档或邮件，是提升工作效率的重要技能。对于 WPS Office 用户来说，文字合并邮件功能（Mail Merge）提供了便捷的解决方案。通过该功能，用户可以将 Excel、WPS 表格中的数据快速导入到文字文档中，实现批量生成带有姓名、地址、公司信息等个性化内容的文档，并可直接发送邮件。

尤其在营销、行政、教育或人事管理中，批量生成合同、通知函、邀请函或邮件时，这项技能可以节省大量时间和人力成本。许多初级用户往往只知道简单复制粘贴，而忽略了 WPS 提供的强大自动化工具，从而导致效率低下和重复劳动。掌握 WPS 文字合并邮件技巧，可以让你在短时间内完成大量个性化文档的生成与发送，提高办公效率，同时避免手动错误。

本文将系统讲解 WPS 文字合并邮件的设置方法、数据准备、批量生成文档及邮件发送技巧，并结合实例演示最佳实践。无论你是企业办公人员、学校管理员还是自由职业者，都可以通过本文掌握高效批量处理文档与邮件的能力。通过本文的学习，你将能够快速完成批量个性化文档生成任务，从而节省时间、减少错误并提升整体办公效率。

一、WPS 文字合并邮件概述

文字合并邮件（Mail Merge）是 WPS Office 提供的一项自动化功能，主要用于批量生成个性化文档或邮件。它可以将数据源（如 Excel 表格）中的信息，自动填入 WPS 文字文档的占位符中，实现快速批量输出。

• 应用场景：通知函、合同、邀请函、成绩单、报表发送等。
• 优势：节省时间、减少手动复制粘贴错误、统一格式排版。

二、准备工作：数据源与模板设计

在使用 WPS 文字合并功能前，需要完成以下准备工作：

• 准备数据源：使用 WPS 表格或 Excel 创建数据表格，表头命名清晰，如姓名、部门、职位、邮件地址等。
• 设计模板文档：在 WPS 文字中新建文档，将固定内容写好，并在需要替换的位置添加占位符。

示例表格：

三、在 WPS 中设置文字合并邮件

操作步骤如下：

• 打开 WPS 文字 → 点击“邮件”选项卡 → 选择“开始邮件合并”。
• 选择文档类型：信函、电子邮件或标签。
• 选择数据源：导入准备好的 Excel 或 WPS 表格文件。
• 插入合并字段：在模板文档中插入“姓名”、“部门”等字段。
• 完成合并：点击“预览结果”，确认字段正确后生成文档或发送邮件。

四、批量生成技巧

• 批量生成文档：在邮件合并功能中选择“完成并合并”，可以生成多个个性化文档，保存为单独文件或合并为一个文件。
• 批量发送邮件：通过设置 SMTP 邮箱账号，可直接将生成的个性化文档发送到对应收件人邮箱。
• 模板优化技巧：占位符统一命名、格式一致，便于快速替换和调整。
• 错误检查：使用“预览结果”功能，检查是否有遗漏或数据错误，确保批量发送的准确性。

五、高级应用与注意事项

• 支持多条件筛选：可根据部门、职位等条件筛选数据源，实现分组发送。
• 支持图文邮件：在模板中插入图片、表格或公司 Logo，提升邮件专业性。
• 保存模板：将邮件合并文档保存为模板，方便下次批量操作。
• 注意事项：确保邮箱设置正确，避免批量发送失败或被识别为垃圾邮件。

参考链接：WPS 官方教程